Έξι σημεία-τρία. Αυτό είναι πόσες ώρες, σύμφωνα με μια πρόσφατη μελέτη που ανέθεσε ο τεχνολογικός γίγαντας Adobe, που οι Αμερικανοί ξοδεύουν, κατά μέσο όρο, απαντώντας σε email κάθε μέρα. Με άλλα λόγια: Ξοδεύετε ένα ολόκληρο τρίτος της αφύπνισης της ζωής σας κολλημένο στα εισερχόμενά σας, απαντώντας σε νήματα μηνυμάτων που, ειλικρινά, θα μπορούσαν να κατακερματιστούν σε μια συνομιλία πέντε λεπτών IRL. Κάτι πρέπει να δώσει.
Ευτυχώς, το να παίρνεις κάτι είναι, σε πολλές περιπτώσεις, τόσο εύκολο όσο το πάτημα ενός κουμπιού. Με την εφαρμογή μιας σειράς δοκιμασμένων και αληθινών τακτικών, μπορείτε να μειώσετε τις ώρες που ξοδεύετε στο email σε τίποτα. Σκεφτείτε απλώς: πόσος χρόνος θα εξοικονομήσετε αν δεν χρειαστεί να κατεβάσετε ξανά ένα συνημμένο με μη αυτόματο τρόπο; Ή τι γίνεται αν μπορούσατε να τραβήξετε ένα email που έστειλε βιαστικά πίσω από τον αιθέρα, εξοικονομώντας σας χρόνο (και πανικός!) Πέρασε με τη σύνταξη ενός «Λυπάμαι, δεν ήθελα να στείλω αυτό το email;
Ναι, όλο αυτό το jujitsu στο Διαδίκτυο είναι δυνατό. Έχουμε συνδυάσει τις 17 καλύτερες αμυχές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εξοικονομούν χρόνο, βελτιώνουν τη ζωή και βελτιώνουν την αποδοτικότητα παρακάτω. Συνεχίστε λοιπόν, γιατί περιμένει τα μηδενικά εισερχόμενα. Και για περισσότερους τρόπους για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις 6,3 ώρες σας, μην χάσετε 15 Cold Open Business Email που σας ξεχωρίζουν .
1 Κατάργηση εγγραφής μαζικά.
Σάττερκοκ
Είναι καλό στοίχημα ότι τα εισερχόμενά σας είναι τόσο γεμάτα όσο ένας ανώτερος κοιτώνας κατά τη διάρκεια των τελικών. Είναι επίσης καλό στοίχημα, ότι το μεγαλύτερο μέρος αυτής της ακαταστασίας οφείλεται σε καθημερινά ή εβδομαδιαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εμπόρους λιανικής, οργανισμούς και άλλα ενημερωτικά δελτία που ίσως έχετε εγγραφεί εδώ και πολλά χρόνια. Με τη χρήση Ξετυλίξτε , μπορείτε να εντοπίσετε όλες τις λίστες στις οποίες ενδέχεται να βρίσκεστε και να καταργήσετε την εγγραφή σας από τις οποίες δεν θέλετε πλέον να λαμβάνετε πληροφορίες. Στην πραγματικότητα, ένας Καλύτερη ζωή Το πρόγραμμα επεξεργασίας μπόρεσε να χρησιμοποιήσει το Unroll.me για να εντοπίσει τις επιβλητικές 135 συνδρομές. Πόσα θα εμφανιστείτε; Και πόσα θα μπορούσατε να κάνετε χωρίς;
2 Ενεργοποιήστε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου.
Σάττερκοκ
Όλοι γνωρίζουμε τις βασικές συντομεύσεις πληκτρολογίου. (Εντολή- ΠΡΟΣ ΤΗΝ : επιλογή όλων. Εντολή- ντο : αντίγραφο. Εντολή- Π : Επικόλληση. Κ.λπ.) Ωστόσο, οι χρήστες του Gmail έχουν τη δυνατότητα να ενεργοποιήσουν ένα προηγμένο σύνολο συντομεύσεων. Πρώτα, πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις . Κάνε κλικ στο γενικός αυτί. Περίπου στα μέσα, θα δείτε ένα συντομεύσεις πληκτρολογίου επιλογή, απενεργοποιημένη από προεπιλογή. Ενεργοποιήστε το και θα αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις εύκολες πληκτρολογήσεις:
- ντο : ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα
- Βάρδια- ντο : ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα σε νέο παράθυρο
- ρε : ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα σε μια νέα καρτέλα
- φά : προωθήστε ένα μήνυμα
- #: διαγράψτε ένα μήνυμα
- Βάρδια- Εγώ : επισημάνετε ένα μήνυμα ως αναγνωσμένο
- Βάρδια- Ε : επισημάνετε ένα μήνυμα ως μη αναγνωσμένο
- Εντολή- μικρό : αποθήκευση μηνύματος
3 Και μετά αυτοματοποιήστε τους.
Σάττερκοκ
Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με την απομνημόνευση αυτής της συλλογής συντομεύσεων πληκτρολογίου, Keyrocket, μια προσθήκη Google Chrome, θα σας υπενθυμίσει καθώς πληκτρολογείτε. (Μη επεμβατικά, φυσικά.) Και για περισσότερους τρόπους για να γίνετε μηχανή παραγωγικότητας, μάθετε το 15 τρόποι διπλασιασμού της παραγωγικότητάς σας στο μισό χρόνο.
4 Χρησιμοποιήστε hashtag.
Ναι, πραγματικά, το οργανωτικό εργαλείο υπογραφής των κοινωνικών μέσων λειτουργεί και για email. Πετάξτε σε ένα hashtag ή δύο στο τέλος της υπογραφής σας - το τμήμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συνήθως αποκομμένο, έτσι ώστε οι παραλήπτες να μην βλέπουν ούτε να κρίνουν την ετικέτα '#workhardplayhard' σας - για εύκολη αναζήτηση. Απλώς πληκτρολογήστε το hashtag στο πεδίο αναζήτησης στο επάνω μέρος των εισερχομένων σας και θα εμφανίζετε κάθε κωδικοποιημένο email με αυτό.
5 Ενεργοποιήστε την επιλογή «αποστολή».
Σάττερκοκ
Ήμαστε όλοι εκεί: συντάσσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το στέλνετε στον αιθέρα και συνειδητοποιείτε αμέσως, Ωχ όχι, αυτό το μήνυμα δεν ήταν έτοιμο να στείλει. Αποδεικνύεται ότι μπορείτε να επαναφέρετε τα μηνύματά σας από το χείλος εγκαθιστώντας μια χρήσιμη καθυστέρηση. Στο Gmail, για παράδειγμα, πηγαίνετε κάτω Ρυθμίσεις , έπειτα γενικός . Θα βρείτε το κουμπί αναίρεσης ως την πέμπτη επιλογή. Ενεργοποιήστε την. Μπορείτε να επιλέξετε από ένα αναπτυσσόμενο μενού διαστημάτων 10 δευτερολέπτων που θα υπαγορεύσουν τον χρόνο που έχετε πριν από την αποστολή του μηνύματός σας για πάντα.
6 Ρυθμίστε αυτήν τη λειτουργία σε 10 δευτερόλεπτα.
Σάττερκοκ
Συμβουλή: εάν χρησιμοποιείτε email ως υπηρεσία εκ των πραγμάτων ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων, σας συνιστούμε να ρυθμίσετε το κουμπί αναίρεσης έως 10 δευτερόλεπτα. Με αυτόν τον τρόπο, οι απαντήσεις σας δεν θα σταλούν με καθυστέρηση μισού λεπτού. Όχι, 30 δευτερόλεπτα δεν ακούγονται πολύ, αλλά ας το θέσουμε έτσι: Εάν η υπηρεσία άμεσης επιλογής σας (Slack, GChat, Facebook Messenger — οτιδήποτε άλλο!) Κρατούσε κάθε εξερχόμενο μήνυμα για τόσο μεγάλο χρονικό διάστημα, οι επαφές σας θα γίνονταν γρήγορες.
7 Ή απλά συμπληρώστε το τελευταίο πεδίο «προς».
Σάττερκοκ
Είναι καλή συνήθεια να υιοθετήσετε, φίλοι. (Δείτε τις προηγούμενες δύο διαφάνειες.)
8 Χρησιμοποιήστε αυτήν την έξοδο.
Σάττερκοκ
«Για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ξεκινά με χαιρετισμό« γεια »ή« γεια », θα ήταν συνεπές ένα κλείσιμο όπως το« καλύτερο », λέει. Patricia Napier-Fitzpatrick , ιδρυτής και πρόεδρος της Το Etiquette School of New York . «Το καλύτερο», αν και χρησιμοποιείται υπερβολικά, είναι ένα από τα ασφαλέστερα κλεισίματα εν γένει, επειδή είναι προσβλητικό και καθολικά κατάλληλο. » Αυτό είναι σωστό: Παρά την ανεξέλεγκτη υπερβολική του χρήση, το «Best» είναι Ο μοναδικός καλύτερος τρόπος για να υπογράψετε τα email σας.
9 Και αυτή η υπογραφή email.
Σάττερκοκ
Όταν βρίσκεστε στο δρόμο, τουλάχιστον, θα θελήσετε να παραλείψετε ενοχλητικές, χαριτωμένες φράσεις («Παρακαλώ συγχωρήστε τυχόν τυπογραφικά λάθη». «Στάλθηκε από τον επεξεργαστή 1,21 gigawatt μου». Στάλθηκε από το iPhone μου — παρακαλούμε να σκεφτείτε το περιβάλλον πριν από την εκτύπωση . ') αντί για κάτι απλό, κομψό, ευθεία στο σημείο: 'Αποστολή από το δρόμο.' Σύμφωνα με Μπεν Ντάτνερ , ένας εκτελεστικός προπονητής, ελέγχει όλα αυτά τα κουτιά ενώ ταυτόχρονα προκαλεί μια ατμόσφαιρα Kerouac-esque. Μικρό θαύμα είναι Η Υπογραφή Smartphone One Email που πρέπει να έχουν όλοι.
10 Και αυτό το μήνυμα εκτός γραφείου.
Σύμφωνα με Τζέιν Σκούτερ , καθηγητής στη σχολή επιχειρήσεων του Πανεπιστημίου Loyala στο Σικάγο, όταν συμπληρώνετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου, αυτή είναι η μορφή που πρέπει να κάνετε:
Ευχαριστούμε για το email σας. Είμαι OOO από Τρίτη, 12 Ιουνίου έως Παρασκευή, 15 Ιουνίου χωρίς πρόσβαση σε email. Εάν αυτό είναι επείγον, επικοινωνήστε με [ΤΟ ΠΡΟΣΩΠΟ ΠΟΥ ΕΙΝΑΙ ΚΑΤΩ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΛΥΣΙΔΑ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ — ή, εάν έχετε, το ΟΝΟΜΑ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΟΥ ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΜΑΤΟΣ ΣΑΣ] στη [ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΟΥ EMAIL ΤΟΥΣ]. Διαφορετικά, θα απαντήσω σε όλα τα μηνύματα όταν επιστρέψω .
Για λεπτομέρειες σε επίπεδο nitpick, όπως εάν θα τερματίσετε το μήνυμα την τελευταία ημέρα σας ή την πρώτη σας ημέρα - ή αν θα συμπεριλάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου όχι - απλώς συμβουλευτείτε ειλικρινά μας πολύ αναλυτικός οδηγός για το θέμα.
11 Αλλάξτε την πυκνότητα της οθόνης.
Οι χρήστες του Gmail μπορούν να επιλέξουν από τρεις διαφορετικές πυκνότητες οθόνης για τα εισερχόμενά τους: άνετα, άνετα και συμπαγή. Η πυκνότητα της οθόνης δεν επηρεάζει τίποτα περισσότερο από το πόσο κενό διάστημα υπάρχει ανάμεσα σε κάθε μήνυμα στην οθόνη των εισερχομένων σας. Είναι λίγο περισσότερο από θέμα προτίμησης, αλλά σκεφτείτε τους όρους, λοιπόν, ενός όρου χαρτιού. Το άνετο είναι σαν το διπλό διάστιχο, όπου το άνετο είναι μονόπλευρο και το συμπαγές είναι παρόμοιο με το μισό.
12 Μην ξεχάσετε να αρχειοθετήσετε.
Σάττερκοκ
Μπορείτε να εξαλείψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας χωρίς να χρειάζεται να τα εκκαθαρίσετε εντελώς μέσω του φακέλου απορριμμάτων. Με την «αρχειοθέτηση» μεμονωμένων μηνυμάτων, θα αποκρυφθούν αμέσως από τα εισερχόμενά σας και από όλους τους φακέλους σας. Ωστόσο, μπορείτε να τα εντοπίσετε, εάν είναι απαραίτητο, μέσω της λειτουργίας αναζήτησης. Στο Gmail, μπορείτε να αρχειοθετήσετε άμεσα μηνύματα αφού τα ανοίξετε κάνοντας κλικ στο μικρό 'x' που εμφανίζεται δίπλα στη γραμμή θέματος.
13 Ακολουθήστε τον κανόνα των δύο λεπτών.
Σάττερκοκ
Πρωταθλητής από ειδικούς παραγωγικότητας όλων των λωρίδων, ο κανόνας των δύο λεπτών είναι ένας σίγουρος τρόπος για την αντιμετώπιση του άγχους που σχετίζεται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Δείτε πώς λειτουργεί: Εάν μπορείτε να απαντήσετε και να ξεχάσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε δύο λεπτά ή λιγότερο, αντιμετωπίστε το αμέσως. Εάν όχι, απορρίψτε το για λίγο αργότερα.
14 Συγκεντρώστε τις απαντήσεις σας στο email.
Για να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε κολλημένο στην οθόνη που έχει παγιδευτεί σε ανταλλαγές που θυμίζουν μυαλό, ορίστε τις ώρες της ημέρας σας ως περιόδους «απόκρισης μέσω email». (Ίσως είναι μια ώρα το πρωί και 90 λεπτά το απόγευμα. Ίσως είναι τρεις ώρες μετά το μεσημεριανό γεύμα. Ό, τι δουλεύει για εσάς!) Στη συνέχεια, απαντήστε μόνο σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτά τα χρονικά πλαίσια - και ποτέ έξω από αυτά.
15 Συμπληρώστε τα email σας με 140 χαρακτήρες.
Ναι, ακριβώς όπως ένα Tweet (ή τουλάχιστον ένα Tweet πριν από την επανάσταση). Οπως και Andrew τσάντα , ο Διευθύνων Σύμβουλος της Gab, του κοινωνικού δικτύου, συμβούλεψε σε ένα Medium Θέση , είναι καλύτερο να διατηρείτε τα email σας όσο το δυνατόν συντομότερα. «Θα ήθελα να σας βοηθήσω να λύσετε το πρόβλημα X. Το Y και το Z πρότειναν να συνδεθούμε. Είστε ελεύθεροι να συνομιλήσετε; ' Δεν υπάρχει καμία ανάγκη για χαιρετισμούς.
έννοια της κόκκινης τουλίπας
16 Ορίστε συνημμένα σε αυτόματη λήψη.
Σάττερκοκ
Εάν αυτό, τότε αυτό (IFTTT) , μια εφαρμογή βελτιστοποίησης email, μπορεί να σας βοηθήσει να ορίσετε συγκεκριμένη «γλώσσα», για να το πούμε, που θα μειώσει ένα σωρό σλόγκαν τύπου μεσάζοντος. Για παράδειγμα: εάν ένα εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει συνημμένο, το IFTTT θα το κατεβάσει αυτόματα στο Google Drive.
17 Μην απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από ώρες.
Δεν είναι μυστικό ότι οι Αμερικανοί είναι υπερβολικά καταπονημένοι - και, όπως αποκάλυψε η μελέτη της Adobe, μεγάλο μέρος αυτής της υπερβολικής εργασίας προέρχεται από συχνή αποστολή email. Γι 'αυτό, νωρίτερα φέτος, τα μέλη του δημοτικού συμβουλίου της Νέας Υόρκης εισήγαγαν ένα νομοσχέδιο που θα καθιστούσε παράνομο για τις εταιρείες να απαιτούν από τους υπαλλήλους να ελέγχουν τα email τους μετά τις ώρες. (Εμπνέεται από τον ισχύοντα νόμο για τα βιβλία στη Γαλλία, όπου εταιρείες με προσωπικό άνω των 50 ετών πρέπει να καθορίσουν αυστηρές οδηγίες σχετικά με την εργασία μετά το ωράριο, αλλιώς αντιμετωπίζουν οικονομικές κυρώσεις.)
Για να ανακαλύψετε πιο εκπληκτικά μυστικά για να ζήσετε την καλύτερη ζωή σας, Κάντε κλικ ΕΔΩ για να εγγραφείτε στο ΔΩΡΕΑΝ καθημερινό ενημερωτικό δελτίο μας!
