Όσον αφορά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μπορεί να πιστεύετε ότι γνωρίζετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε. Άλλωστε, οι περισσότεροι από εμάς στέλνουμε και λαμβάνουμε κατά μέσο όρο 121 email ανά μέρα , σύμφωνα με την εταιρεία έρευνας αγοράς τεχνολογίας Η ομάδα Radicati . Όμως, παρόλο που πιθανότατα ξοδεύετε ένα σημαντικό κομμάτι κάθε μέρα που δουλεύετε στα εισερχόμενά σας, θα μπορούσατε πιθανώς να μάθετε κάτι ή δύο. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν πολλοί κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποφεύγουν τακτικά εσάς και πολλά άλλα άτομα στη λίστα επαφών σας. Θέλετε να είστε σίγουροι ότι είστε ηλεκτρονικά ευγενικοί; Εδώ είναι οι 17 χρυσοί κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πιθανώς δεν γνωρίζετε, αλλά πρέπει να γνωρίζετε.
1 Απαντήστε τη στιγμή που θα λάβετε ένα email, ακόμα κι αν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο.
Σάττερκοκ
Κανείς δεν εκτιμά τη λήψη απάντησης σε ένα email εβδομάδες μετά την αποστολή του. Στην πραγματικότητα, μια έρευνα του 2018 πραγματοποιήθηκε από εταιρεία συμβούλων Λύσεις απόδοσης Toister αποκάλυψε ότι το 41% των ανθρώπων περίμεναν μια απάντηση μέσω email από τους συναδέλφους τους σε λιγότερο από μία ώρα. (Ξεκινήστε να συντάσσετε απολογητικές σημειώσεις στο λογιστικό σας τμήμα τώρα!)
Φυσικά, ορισμένες απαντήσεις μέσω email σας ζητούν να μάθετε τις σκέψεις σας και να συντάξετε ένα μετρημένο μήνυμα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η λύση είναι εύκολη: Απαντήστε μέσα σε λίγα λεπτά για να ενημερώσετε τον αποστολέα ότι λάβατε το μήνυμά του, αλλά χρειάζεστε λίγο περισσότερο χρόνο για να τακτοποιήσετε τα πράγματα. Με αυτόν τον τρόπο, γνωρίζουν ότι έχετε λάβει υπόψη το email τους και δεν τα αγνοείτε απλά.
2 Χρησιμοποιήστε το 'Reply All' με προσοχή.
Σάττερκοκ
Υπάρχει μια κρίσιμη διαφορά μεταξύ των επιλογών 'Απάντηση' και 'Απάντηση σε όλους'. Ωστόσο, πολλοί χρήστες email δυστυχώς δεν το συνειδητοποιούν. Σε περίπτωση που είστε ένας από αυτούς, ξέρετε ότι όταν επιλέγετε το τελευταίο, κάθε παραλήπτης που έχει λάβει CC στο αρχικό μήνυμα λαμβάνει την απάντησή σας - και, πιο συχνά από ό, τι δεν, δεν χρειάζεται να πλημμυρίσετε τα εισερχόμενα όλων.
Αυτά τα περιττά μαζικά μηνύματα είναι τόσο μάστιγα, υπάρχει ένας συνηθισμένος όρος για να τα περιγράψει: ' Απάντηση Allpocalypse ' Έτσι, την επόμενη φορά που θα απαντήσετε σε ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε ποιος πραγματικά χρειάζεται να διαβάσει την απάντησή σας: ολόκληρη η εταιρεία ή μόνο ο αρχικός αποστολέας;
3 Εάν θέλετε μια απάντηση από κάποιον, μην τον CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Όταν καλείτε κάποιον σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - που σημαίνει ότι το 'αντιγράφετε με άνθρακα', συνήθως υποδηλώνει ότι θέλετε να τον κρατήσετε στη συνομιλία, αλλά δεν αναζητάτε απαραίτητα απάντηση από αυτόν. Και, ως επαγγελματίας κατάρτισης Ντάνιελ Γουόλς προειδοποιεί, η κατάχρηση της επιλογής CC μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα επικοινωνίας.
«Κάνοντας τους συναδέλφους σας σε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να αρχίσουν να σταματούν να βλέπουν τα μηνύματά σας τόσο σημαντικά και μπορεί να τα τοποθετούν απευθείας σε έναν« φάκελο αναφοράς »ή« ανάγνωση αργότερα φακέλου », έγραψε σε ένα LinkedIn Θέση. 'Αυτό μπορεί να οδηγήσει στο να χαθούν σημαντικές πληροφορίες στο μέλλον.'
Επομένως, εάν περιμένετε απάντηση από κάποιον, τοποθετήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του στο πεδίο 'Προς' και χρησιμοποιήστε τη λειτουργία 'CC' με φειδώ.
4 Κατανοήστε πότε και πότε να μην χρησιμοποιείτε το BCC.
Σάττερκοκ
Το πεδίο BCC είναι ακόμη πιο περίπλοκο, αποφεύγοντας συνεχώς ακόμη και τους πιο έμπειρους χρήστες email. Αλλά ας το αναλύσουμε: Το BCC σημαίνει «αντίγραφο τυφλού άνθρακα», οπότε, παρόλο που είναι παρόμοιο με το CC-ing, το BCC-ing δεν εμφανίζει το email αυτού του ατόμου σε άλλους παραλήπτες, πράγμα που σημαίνει ότι κανένας άλλος στην αλυσίδα δεν θα σας δει τα περιελάμβανε.
Πότε είναι εντάξει η χρήση του BCC; Χέιλ Φουλ του Inc. Το περιοδικό λέει ότι είναι αυστηρά για μαζικά email ή όταν κάποιος σας παρουσιάζει μέσω email σε κάποιον άλλο.
«Σε κάθε άλλη περίπτωση, όταν στέλνεις μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον και στο BCC κάποιον άλλο, είσαι ανέντιμος - είτε του αρέσει είτε όχι», σημειώνει ο Fuld. «Στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Πρόσωπο X και χωρίς να το γνωρίζετε, αφήνοντας το Πρόσωπο Υ να παρακολουθεί τη συνομιλία σας. Το άτομο X δεν έχει ιδέα ότι κάποιος άλλος διαβάζει αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ στην πραγματικότητα το στείλατε κρυφά και σε κάποιον άλλο. '
5 Χρησιμοποιήστε τα θαυμαστικά με φειδώ.
Σάττερκοκ
Είναι εύκολο να ρίξετε ένα θαυμαστικό στα email σας εδώ και εκεί, αλλά προσπαθήστε να μην κάνετε ένα συνήθεια από αυτό. Ενώ χρησιμοποιούνται ιστορικά για να δείξουν ενθουσιασμό, σε ένα email, τα θαυμαστικά μπορούν εύκολα να εκληφθούν ως ψευδείς ή παθητικές επιθετικότητα.
τι σημαίνει να ονειρεύεσαι νερό
'Η χρήση του περιττού θαυμαστικού σε ένα [email] μπορεί εύκολα να καταστρέψει την υποκείμενη έννοια του κειμένου σας' Άννα Βεράσι εξηγεί στο HR Digest . «Χρησιμοποιήστε το μόνο όταν πρέπει να τονίσετε κάτι που είναι σημαντικό. Σκεφτείτε πώς μπορεί ο αναγνώστης σας να ερμηνεύσει το μήνυμα όταν το διαβάσει. '
6 Να είστε προσεκτικοί με τη χρήση του χιούμορ σας.
Σάττερκοκ
Όλοι αγαπούν ένα καλό αστείο κάθε τόσο, αλλά επειδή ο τόνος μπορεί να παρερμηνευτεί όταν δεν αντιστοιχεί αυτοπροσώπως, είναι καλύτερο να αφήσετε τα αστεία από τα email σας. «Κρατήστε το χιούμορ για μια τηλεφωνική κλήση ή αυτοπροσώπως», καθηγητής επιχειρησιακής γραφής, Ντέιβιντ Silverman , έγραψε στο Επιχειρηματική κριτική του Χάρβαρντ . «Με αυτόν τον τρόπο, όταν υπάρχει εκπληκτική σιωπή στο άλλο άκρο της γραμμής ή στην άκρη του τραπεζιού, θα μπορούσα να πω,« Νομίζω ότι ίσως να μην συνειδητοποιήσετε πόσο αστείο θεωρώ τον εαυτό μου και, δεδομένου ότι, εγώ πιστέψτε ότι θα σταματήσω τώρα. '
Αλλά σοβαρά: Μια σημαντική μελέτη του 2005 που δημοσιεύτηκε στο Περιοδικό Προσωπικότητας και Κοινωνικής Ψυχολογίας αποκάλυψε ότι, ενώ οι αποστολείς προέβλεπαν ότι οι παραλήπτες τους θα μπορούσαν να αποκρυπτογραφήσουν με ακρίβεια τον τόνο τους το 80 τοις εκατό του χρόνου, οι παραλήπτες μπορούσαν να διαβάσουν με ακρίβεια τον τόνο 56 τοις εκατό του χρόνου.
7 Παράλειψη της αργκό.
Σάττερκοκ
Με την άνοδο των άμεσων μηνυμάτων, συντομευμένες μορφές του αγγλική γλώσσα έχουν γίνει ευρύτερα χρησιμοποιούμενες — όπως «u» για «εσάς» ή «θέλετε» αντί «θέλετε». Αλλά, όπως το χιούμορ δεν κολλάει συχνά όταν πρόκειται για email, αργκό είναι παρόμοιο no-go. Σύμφωνα με έναν OnePoll έρευνα, το 37 τοις εκατό των ανθρώπων πίστευαν ότι η χρήση αργού στο χώρο εργασίας ήταν απαράδεκτη και το 55 τοις εκατό είπε ότι παραλείψτε το «lol» όταν πρόκειται να στείλετε email στο αφεντικό σας.
8 Δώστε προσοχή στη γραμμή θέματος.
Σάττερκοκ
Οι γραμμές θέματος είναι απλές, αλλά απαραίτητες. Και αφού διαβάζεται η πλειοψηφία των email κινητές συσκευές -55 τοις εκατό, σύμφωνα με την εταιρεία παράδοσης email Μονοπάτι επιστροφής - είναι σημαντικό να τους καρφώσω. Οι σύντομες, συνοπτικές και άμεσες γραμμές θέματος είναι οι καλύτερες. Ο σκοπός του email σας θα πρέπει να δηλώνεται με σαφήνεια και θα πρέπει να το περιορίσετε σε πέντε λέξεις ή λιγότερες, επειδή οι κινητές συσκευές διακόπτουν οποιεσδήποτε λέξεις μετά από αυτό.
9 Συμπεριλάβετε μια υπογραφή.
Σάττερκοκ
Έχετε λάβει ποτέ email από κάποιον και αναρωτηθήκατε: 'Ποιος είναι αυτός; από ; ' Αν και η διεύθυνση του αποστολέα μπορεί να σας δώσει μερικές ενδείξεις για το ποιος είναι, μερικές φορές δεν αρκεί. Μια υπογραφή στο τέλος του email σας μπορεί να ενημερώσει αμέσως τον παραλήπτη για το ποιος είστε, τι κάνετε και πώς μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας.
Οι λαοί στο ολοκληρωμένο πρακτορείο μάρκετινγκ Ocreative ας πούμε ότι το να έχεις ένα πλαίσιο υπογραφής email είναι σαν να δίνεις σε ένα άτομο μια επαγγελματική κάρτα κάθε φορά που στέλνεις email. Εάν δεν έχετε ακόμη, προσθέστε μια υπογραφή που περιλαμβάνει το πλήρες όνομα, τη θέση, τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον ιστότοπο και το λογότυπο της επιχείρησής σας.
10 Θυμηθείτε να KISS (κρατήστε το σύντομο και απλό).
Σάττερκοκ
Η μέθοδος KISS είναι κάτι που οι περισσότεροι από εμάς διδάσκονταν στο δημοτικό σχολείο, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι λιγότερο απαραίτητο αργότερα στη ζωή. Μπούμερανγκ , μια εφαρμογή παραγωγικότητας email, ερεύνησε τις βασικές μεθόδους για να λάβετε περισσότερες απαντήσεις μέσω email. Το μεγαλύτερο πακέτο τους; Είναι καλύτερο να γράφετε σαν να είστε οκτώ χρονών.
Η έρευνά τους διαπίστωσε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που γράφτηκαν σε επίπεδο ανάγνωσης τρίτης τάξης είχαν 36% περισσότερες πιθανότητες να απαντηθούν σε σχέση με αυτά που γράφτηκαν σε επίπεδο ανάγνωσης στο κολέγιο.
11 Δώστε προσοχή στα εξαρτήματα.
Σάττερκοκ
Τα συνημμένα είναι μερικές φορές απαραίτητο μέρος της διαδικασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά πρέπει να γνωρίζετε καλά πώς να τα χρησιμοποιήσετε πριν τα επισυνάψετε με την εγκατάλειψη. Σε μεγάλες αλυσίδες email, μερικές φορές μπορεί να μην γίνεται αντιληπτή ή να παραβλέπεται, και τα απροσδόκητα συνημμένα τείνουν να είναι επίσης ανοιγμένα, επειδή οι παραλήπτες είναι επιφυλακτικοί με ηλεκτρονικούς ιούς.
Η καλύτερη λύση είναι να καλέσετε τα συνημμένα σας στο σώμα του email σας. Grammarly λέει ότι ο καλύτερος τρόπος για να ειδοποιήσετε τον παραλήπτη των συνημμένων είναι να συμπεριλάβετε ένα μήνυμα στο τέλος του email σας που να λέει κάτι σύμφωνα με το «Έχω επισυνάψει [αντικείμενο]» ή «Ανατρέξτε στο συνημμένο [στοιχείο] για περισσότερες λεπτομέρειες '
12 Τυποποιήστε τη γραμματοσειρά σας.
Σάττερκοκ
Ενώ το παιχνίδι με στυλ γραμματοσειράς και χρώματα μπορεί να είναι διασκεδαστικό, δεν υπάρχει χώρος για έντονα ροζ Comic Sans στον επαγγελματικό κόσμο. Όπως αποδεικνύεται, η χρήση της γραμματοσειράς είναι εξαιρετικά σημαντική όσον αφορά την ψηφιακή επικοινωνία, σύμφωνα με Κόλιν Γουίλντον , συγγραφέας του Τύπος & Διάταξη: Επικοινωνείτε ή απλά δημιουργείτε όμορφα σχήματα; «Είναι δυνατόν να εκτοξεύσουμε τα τρία τέταρτα των αναγνωστών μας απλά επιλέγοντας το λάθος τύπο», είπε Αμερικανοί συγγραφείς και καλλιτέχνες .
Λοιπόν, ποιες γραμματοσειρές πρέπει να κολλάτε όταν πρόκειται για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; MageMail συνιστά Γεωργία, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS ή Arial.
13 Αποδείξτε τα πάντα.
Σάττερκοκ
Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πιθανότατα, θα κάνετε ένα λάθος τελικά, είστε μόνο ανθρώπινοι. Ωστόσο, τα λάθη δεν φαίνονται συχνά παρελθόν όσον αφορά τα email εργασίας. Σε ένα Γραμματική δημοσκόπηση από σχεδόν 2.000 ερωτηθέντες, το 67 τοις εκατό είπε ότι ήταν δεν εντάξει να κάνετε τυπογραφικά λάθη σε email, ενώ μόνο το 6 τοις εκατό θεώρησε ότι ήταν ένα αποδεκτό λάθος.
14 Εισαγάγετε την τελευταία διεύθυνση email.
Σάττερκοκ
20 πιο δημοφιλείς ιδέες πρώτου ραντεβού
Ο ευκολότερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι δεν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν είναι έτοιμο ή προτού απαλλαγεί από τυπογραφικά λάθη; Περιμένετε έως ότου τα πάντα είναι άψογα πριν εισαγάγετε τη διεύθυνση email του παραλήπτη. Όπως γνωρίζετε, φτιάχνοντας λάθη μέσω email είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να κάνετε λάθος εντύπωση.
'Δεν είναι μόνο ο επαγγελματισμός που είναι το ζήτημα' Karen Kessler , δήλωσε ο πρόεδρος της Evergreen Partners Φορμπς . «Αυτό που διακυβεύεται είναι η φήμη του υπαλλήλου και της εταιρείας ή του οργανισμού. Έχουμε δει ότι οι κακές αποφάσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οδηγούν σε αρνητικές συνέπειες για τον υπάλληλο - απόλυση - και για τον οργανισμό - δικαστικές διαφορές. '
15 Και τριπλασιάστε το όνομα του παραλήπτη σας.
Σάττερκοκ
Ένα μεγάλο λάθος που πρέπει να αποφύγετε είναι η ορθογραφία του ονόματος του παραλήπτη σας, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε τριπλασιάσει πριν πατήσετε την αποστολή. Πολλοί άνθρωποι δείτε την πράξη του ανορθογράφος ένα όνομα ως τεμπέλης και ασυνεπής, ειδικά όταν η σωστή ορθογραφία βρίσκεται στη διεύθυνση email. Τι πρέπει να κάνετε εάν κάνετε λάθος αυτό το λάθος; Κάθριν Σάνλεϊ , ιδιοκτήτης του My Red Pen Editing, λέει μια άμεση συγγνώμη είναι το κλειδί για τη διατήρηση της αξιοπιστίας σας.
16 Για επαγγελματική επιχείρηση, χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση email.
Σάττερκοκ
Ενώ μια προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι καλή για χρήση όταν αντιστοιχεί σε φίλους ή συγγενείς, διατηρήστε την έξω από τον επαγγελματικό χώρο. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε ένα καταναλωτής-πωλητής κατάσταση. Ένα 2016 Πάμε μπαμπά έρευνα 1.000 Αμερικανών αποκάλυψε ότι το 75 τοις εκατό πιστεύει ότι το να έχεις επαγγελματικό email είναι ένας σημαντικός παράγοντας εμπιστοσύνης σε μια διαδικτυακή επιχείρηση και 33 τοις εκατό θα αμφισβητούσε τη νομιμότητα ενός πωλητή εάν χρησιμοποιούσαν μια προσωπική διεύθυνση email.
«Δεν ξεχνάς ποτέ μια πρώτη εντύπωση, είτε στην πραγματική ζωή είτε στο διαδίκτυο», δήλωσε ο επικεφαλής του προϊόντος της GoDaddy, Στίβεν Άλντριχ , είπε σε ένα δήλωση . «Συχνά η πρώτη άμεση αλληλεπίδρασή σας με έναν πελάτη πραγματοποιείται μέσω email και έτσι η επαγγελματική εμφάνιση σε αυτό το πλαίσιο είναι εξαιρετικά σημαντική».
17 Να θυμάστε ότι οτιδήποτε μπορεί να μοιραστεί.
Σάττερκοκ
Είτε πρόκειται για προώθηση, BCC -ing, ή απλά αναβοσβήνει το τηλέφωνό σας στο πρόσωπο κάποιου, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι οτιδήποτε γράφετε σε ένα email μπορεί να το δει κάποιος άλλος από τον προβλεπόμενο παραλήπτη. Επομένως, όλη η ηλεκτρονική επικοινωνία σας πρέπει να είναι επαγγελματική και χωρίς κινδύνους. Σε τελική ανάλυση, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν ακόμη και να είναι παραδεκτή στο δικαστήριο , επομένως είναι καλύτερο να μην στείλετε ποτέ κάτι που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί εναντίον σας αργότερα. Και για περισσότερους τρόπους βελτίωσης της επαγγελματικής σας ζωής, ρίξτε μια ματιά στο 25 τεχνάσματα Genius για εργασία πιο έξυπνα και όχι πιο δύσκολα .
Για να ανακαλύψετε πιο εκπληκτικά μυστικά για να ζήσετε την καλύτερη ζωή σας, Κάντε κλικ ΕΔΩ για να μας ακολουθήσετε στο Instagram!
