Ο κόσμος και οι επικοινωνίες μας γίνονται όλο και πιο ψηφιακές, με το email να είναι από τα πιο κοινά μας μέσα ανταλλαγής μηνυμάτων . Τούτου λεχθέντος, μερικοί από εμάς δεν έχουμε κατακτήσει ακριβώς το μέσο - εξακολουθεί να είναι πολύ εύκολο να πατήσουμε τα δάχτυλα των ποδιών χωρίς να συνειδητοποιήσουμε ότι έχουμε προκαλέσει καμία απολύτως προσβολή. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο, αν είχατε ποτέ μια ανταλλαγή email στράφι, ίσως είναι καιρός να κάνετε έναν απολογισμό των συνηθειών σας στα email. Επικοινωνήσαμε με ειδικούς στην εθιμοτυπία για να μάθουμε ποιοι τύποι 'ευγενικών' email είναι πιο πιθανό να προσβάλλουν. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε αν κάνετε αυτά τα οκτώ κοινά λάθη.
ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: 7 «ευγενικές» συνήθειες που είναι στην πραγματικότητα προσβλητικές, λένε οι ειδικοί στην εθιμοτυπία .
1 Κριτική ανατροφοδότηση
Αν μέρος της δουλειάς σας είναι να παρέχετε σχόλια σε άλλους, μπορεί να φαίνεται το πιο εύκολο και ευγενικό να βάλετε τις σκέψεις σας σε ένα email. Ωστόσο, Jodi RR Smith , ιδρυτής του Mannersmith Etiquette Consulting , λέει ότι πρόκειται στην πραγματικότητα για μια σημαντική παράλειψη.
δέκα πεντάλφα που επιθυμούν
«Υπάρχουν τρία βασικά στοιχεία της διαπροσωπικής μας επικοινωνίας γλώσσα του σώματος , τον τόνο της φωνής και τις λέξεις που χρησιμοποιούμε. Όσο πιο υποκειμενικό είναι το μήνυμα, τόσο περισσότερο θέλουμε να είμαστε σίγουροι ότι θα χρησιμοποιήσουμε και τα τρία», λέει Καλύτερη Ζωή.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οποιαδήποτε κριτική ανατροφοδότηση θα πρέπει να προσφέρεται ως μια προσωπική συνομιλία, ακόμα κι αν αυτό την κάνει να νιώθει πιο προσωπική. «Αυτό επιτρέπει στον δότη να διασφαλίσει ότι το μήνυμα λαμβάνεται και επιτρέπει στον παραλήπτη να κάνει διευκρινιστικές ερωτήσεις», σημειώνει.
ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: 8 φορές που πρέπει να σταματήσεις να ζητάς συγγνώμη, λένε οι ειδικοί στην εθιμοτυπία .
2 'Απλά ακολουθεί' πολύ νωρίς
Μπορεί να φαίνεται ευγενικό να δώσουμε συνέχεια σε ένα email που δεν έχει λάβει ακόμη απάντηση, αλλά Jules Hirst , ιδρυτής του Συμβουλευτική εθιμοτυπίας , λέει ότι αν το κάνεις πολύ νωρίς, σίγουρα κινδυνεύεις να προσβληθείς.
«Η συνέχεια είναι σημαντική, αλλά όταν γίνεται πολύ νωρίς κάνει τον παραλήπτη να αισθάνεται βιαστικός ή να αισθάνεται ότι υπάρχει έλλειψη εμπιστοσύνης – και τα δύο είναι προσβλητικά», εξηγεί.
3 Μηνύματα αργά το βράδυ
Εάν στέλνετε ένα επαγγελματικό email, είναι καλύτερο να το κάνετε κατά τις εργάσιμες ώρες. Αυτό σηματοδοτεί στον παραλήπτη ότι δεν περιμένετε να σας απαντήσει όταν είναι εκτός ρολογιού.
Ωστόσο, ο Hirst λέει ότι αυτός ο κανόνας θα πρέπει να ισχύει και γενικότερα. Εκτός κι αν το άτομο περιμένει την απάντησή σας ή το email είναι ευαίσθητο στον χρόνο, θα πρέπει να αποφύγετε τελείως την αποστολή email αργά το βράδυ, λέει.
«Θα πρέπει να έχετε χρόνο για τα email, ώστε να μην ενοχλείτε τους ανθρώπους αργά το βράδυ», προτείνει. 'Μερικοί άνθρωποι έχουν ενεργοποιημένες τις ειδοποιήσεις τους και θα 'βγαίνουν' κάθε φορά που στέλνετε ένα email. Προγραμματίστε τα email σας να βγουν το επόμενο πρωί για να μην προσβάλετε κανέναν.'
ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: 6 ερωτήσεις που δεν πρέπει ποτέ να κάνετε σε ένα δείπνο, λένε οι ειδικοί στην εθιμοτυπία .
4 CC το αφεντικό
Η στρατηγική αντιγραφή ενός προϊσταμένου ή ενός συναδέλφου σε ένα email για να επηρεάσει τα πράγματα υπέρ σας είναι ένα από τα πιο κραυγαλέα αδικήματα σχετικά με τα email εργασίας. Ωστόσο, μπορεί να μην συνειδητοποιήσετε ότι δίνετε την εντύπωση υπολογισμού, εάν απλώς σκοπεύατε να συμπεριλάβετε όλα τα σχετικά μέρη. ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb
'Εάν κάποιος δεν απαντά στα email σας, είναι προσβλητικό να στείλετε ένα άλλο αίτημα και CC: το αφεντικό αυτού του ατόμου σε μια προσπάθεια να τον κάνει να κάνει αυτό που θέλετε. Σε κανέναν δεν αρέσει μια συζήτηση. Εάν δεν μπορείτε να διευθετήσετε κάτι μέσω email, πάρτε το τηλεφωνήστε και προσπαθήστε να το φτιάξετε με αυτόν τον τρόπο», συμβουλεύει ο Χιρστ.
ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: 10 «ευγενικά» κομπλιμέντα που κάνετε που είναι στην πραγματικότητα προσβλητικά .
5 «Δεν είμαι σίγουρος αν είδατε το τελευταίο μου email…»
Μπορεί να πιστεύετε ότι η έναρξη ενός τέτοιου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφήνει τον παραλήπτη να αποκλείσει τη μη ανταπόκρισή του, αλλά στην πραγματικότητα φέρνει το σφάλμα του στο προσκήνιο.
'Το να κάνετε αυτή τη δήλωση υπονοεί ότι ο παραλήπτης παραμελεί την εργασία του επειδή δεν απαντά στο email σας', λέει ο Hirst. 'Μην υποθέσετε ότι κάθονται και δεν κάνουν τίποτα. Ίσως υπάρχουν πιο σημαντικά ζητήματα'.
6 Οτιδήποτε με απόδειξη ανάγνωσης
Οι αποδείξεις ανάγνωσης επιτρέπουν στον αποστολέα να γνωρίζει εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ανοίξει — αλλά ο Hirst συμβουλεύει να μην χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο παρακολούθησης: 'Τίποτα δεν είναι πιο προσβλητικό από το να ανοίξετε ένα email για να σας πουν ότι ο αποστολέας ζήτησε απόδειξη ανάγνωσης. Σε κανέναν δεν αρέσει να παρακολουθείται ή να αισθάνεται σαν να μην τους εμπιστεύονται».
πώς να κάνετε το δωμάτιό σας δροσερό
Για περισσότερες συμβουλές εθιμοτυπίας που αποστέλλονται απευθείας στα εισερχόμενά σας, εγγραφείτε στο καθημερινό μας ενημερωτικό δελτίο .
Λόρεν Γκρέυ Η Lauren Gray είναι συγγραφέας, συντάκτης και σύμβουλος με έδρα τη Νέα Υόρκη. Ανάγνωση περισσότερο
