Με την πανδημία κορωνοϊού κλείνοντας γραφεία σε όλο τον κόσμο, αμέτρητες εταιρείες και άτομα ξανασκεφτούν πώς μοιάζει η εργάσιμη ημέρα. Ωστόσο, αυτές οι αλλαγές επεκτείνονται πολύ πέρα από την ενδυμασία γραφείου για ιδρώτες - για πολλούς ανθρώπους, αυτό σημαίνει επίσης έναν ξαφνικό κατακλυσμό κλήσεων τηλεδιάσκεψης.
Αλλά με πολλούς ανθρώπους χρησιμοποιώντας Zoom και άλλες πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης για πρώτη φορά, η απλή σύνδεση σε μια συνάντηση και η αξιοποίηση των βιντεοδιασκέψεων μπορεί να είναι δύο πολύ διαφορετικά πράγματα. Με τη βοήθεια εμπειρογνωμόνων, ολοκληρώσαμε τις οριστικές δόσεις και δεν πρέπει να σας βοηθήσουν να κάνετε κάθε κλήση τηλεδιάσκεψης να ξεφύγει χωρίς εμπόδια.
Κάνω: Κρατήστε την περιοχή πίσω σας τακτοποιημένη.
Shutterstock / fizkes
Εάν δεν θα καλέσετε τους συναδέλφους σας στο γραφείο σας χωρίς να το καθαρίσετε πρώτα, μην τους προσκαλέσετε το γραφείο σας στο σπίτι όταν είναι κάτι λιγότερο από τακτοποιημένο.
«Θέλετε οι συνάδελφοι να βλέπουν το γραφείο σας ως τακτοποιημένο και οργανωμένο», λέει Kristen Southall Watts , συγγραφέας του Η ατομική εργάσιμη ημέρα . Επιπρόσθετα καθαρίζοντας το χώρο σας Ο Watts συνιστά να αποφεύγετε την άμεση οπτική επαφή προς την πόρτα και να αναδιοργανώνετε το γραφείο σας, έτσι ώστε τα μέλη της οικογένειας που κρυφοκοιτάζουν να μην γίνονται μέρος της συνάντησής σας. '
Μην: Τοποθετήστε τον υπολογιστή σας κάτω από το πρόσωπό σας.
Σάττερκοκ
Η διατήρηση καλής επαφής με τα μάτια είναι απαραίτητη για τις συναντήσεις, είτε τις έχετε προσωπικά είτε στο διαδίκτυο, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε τοποθετήσει την κάμερά σας σωστά.
'Ο καθένας έχει γωνίες που φαίνονται καλές γι 'αυτούς - αλλά κανείς δεν έχει γωνία από το έδαφος κοιτώντας ψηλά', λέει Flynn Zaiger , Διευθύνων Σύμβουλος δημιουργικού ψηφιακού γραφείου μάρκετινγκ Διαδικτυακή αισιοδοξία . Αντ 'αυτού, η Zaiger συνιστά την ανύψωση του υπολογιστή σας, ώστε να είναι ελαφρώς πάνω από το επίπεδο των ματιών για να διευκολύνει τους άλλους να σας δουν και σε κρατά να φαίνεσαι ο καλύτερος .
Κάνω: Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις σας.
Shutterstock / Alexey Boldin
ονειρεύομαι να με κρατάνε με το όπλο
Αυτές οι ειδοποιήσεις που εισέρχονται στις συσκευές σας δεν σας αποσπούν απλώς την προσοχή, αλλά αποσπούν την προσοχή σε όλους στη βιντεοκλήση σας.
'Δεν χρειάζεται να λαμβάνετε ειδοποίηση για κάθε τίτλο ειδήσεων ή πρόσφατα ανεβασμένο βίντεο τη στιγμή που συμβαίνουν, ειδικά όχι κατά τη διάρκεια των καθορισμένων ομάδων εργασίας σας', λέει ο Watts, ο οποίος σημειώνει ότι 'κάθε φορά που ρίχνετε μια γρήγορη ματιά στις ροές κοινωνικών μέσων σας, χάνεις πολύ παραγωγικό χρόνο. '
Μην: Περιμένετε μέχρι το τελευταίο λεπτό για να επεξεργαστείτε τεχνολογικά προβλήματα.
Ψηφιακές τέχνες Shutterstock / CLS
Αν θέλετε η συνάντησή σας να λειτουργεί ομαλά, βεβαιωθείτε ότι έχετε δοκιμάσει το λογισμικό σας - συμπεριλαμβανομένων των ρυθμίσεων βίντεο και ήχου - πριν ξεκινήσετε την κλήση.
«Η έναρξη της συνάντησης και η συνειδητοποίηση του ήχου είναι ασταθής ή το βλάβη του βίντεο προκαλεί καθυστερήσεις», λέει Ρούμπεν Γιονατάν , Διευθύνων Σύμβουλος της GetVoIP , ο οποίος προειδοποιεί ότι αυτό θα μπορούσε να σας κοστίσει ακόμη και την επιχείρηση, εάν κάνει τους πελάτες να σας βλέπουν ως αναποτελεσματικούς. Για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σωστά, η Yonatan συνιστά πρώτα να κάνετε μια στεγνή εκτέλεση με έναν φίλο που μπορεί να σας δώσει σχόλια.
Κάνω: Δημιουργήστε κάποιο χρόνο διακοπής μεταξύ των κλήσεων.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Ακόμα κι αν έχετε συσκέψεις back-to-back, έχοντας μόνο λίγα λεπτά διακοπής μεταξύ τους μπορεί να κάνει τη διαφορά στο πόσο αποτελεσματική είστε σε κάθε μία.
'Μετά από κλήσεις και συνέδρια, θα χρειαστείτε λίγα λεπτά για να διαγράψετε τα επόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τα κείμενα, να οργανώσετε τυχόν σημειώσεις που έχετε λάβει κατά τη διάρκεια της συνάντησης και να αλλάξετε διανοητικά εργαλεία για την επόμενη εργασία', λέει ο Watts, σημειώνοντας ότι η έλλειψη Ο χρόνος προετοιμασίας μεταξύ των κλήσεων μπορεί να αυξήσει τον κίνδυνο απόσπασης της προσοχής σας.
Μην: Μίλα πολύ γρήγορα.
Shutterstock / fizkes
Μην αφήσετε τη συνηθισμένη ομιλία σας μίλι-λεπτό να δυσκολεύει τους συναδέλφους σας να κατανοήσουν το σημείο που προσπαθείτε να ξεπεράσετε.
«Μην μιλάς πολύ γρήγορα, ώστε αυτοί που ακούνε (και παρακολουθούν) να έχουν πρόβλημα να σε καταλάβουν», λέει Ντέμπορα Σουβένι , Διευθύνων Σύμβουλος της MyCorporation . Αν πρέπει να πατήσετε τον εαυτό σας με μια παύση, η Sweeney συνιστά να χαμογελάτε στη φωτογραφική μηχανή αντί να χρησιμοποιείτε λέξεις πλήρωσης όπως 'um' ή 'uh', οι οποίες μπορούν να σας κάνουν να φαίνετε απροετοίμαστοι.
Κάνω: Δώστε προσοχή στη γλώσσα του σώματος των άλλων.
Shutterstock / Focus και Blur
Έχοντας μιλήσει πάρα πολλοί άνθρωποι μπορεί να μετατραπεί σε ακατανόητη κακοφωνία σε μια στιγμή. Εάν θέλετε να αποφύγετε την αλληλεπικάλυψη ομιλίας, βεβαιωθείτε ότι διαβάζετε τους συμμετέχοντες στη συνάντηση γλώσσα του σώματος για να λάβετε ενδείξεις για το πότε είναι ασφαλές να μιλήσετε.
«Τα συνηθισμένα σημάδια που πρέπει να προσέχεις είναι το κεφάλι που κουνάει ή το στόμα αρχίζει να ανοίγει», λέει Τζούλιαν Τζωστ , Διευθύνων Σύμβουλος και συνιδρυτής της Spacebase .
Μην: Διατηρήστε τις περιττές καρτέλες ανοιχτές.
Απόθεμα Shutterstock / Friends
Εάν θέλετε να διατηρήσετε το μυαλό σας επικεντρωμένο στην εργασία που βρίσκεται στο χέρι - και να αποφύγετε πιθανή αμηχανία - βεβαιωθείτε ότι έχετε κλείσει ή ελαχιστοποιήσει όλες τις περιττές καρτέλες κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας.
«Δεν θέλεις να είσαι απρόσεκτος όταν κάποιος ρωτήσει,« Μπορείς να μοιραστείς την οθόνη σου και να μας δείξεις; »» λέει Shayne Sherman , Διευθύνων Σύμβουλος της TechLoris , ο οποίος σημειώνει ότι το άνοιγμα πάρα πολλών καρτελών μπορεί να επηρεάσει ακόμη και την ποιότητα της κλήσης σας.
Κάνω: Χρησιμοποιήστε τα ακουστικά σας.
Shutterstock / fizkes
Οι συνάδελφοί σας θέλουν να σας ακούσουν - όχι τον ήχο των παιδιών σας να παίζουν, το σκυλί σας να γαβγίζει ή το ασθενοφόρο που πηγαίνει έξω.
«Τα περισσότερα μικρόφωνα φορητών υπολογιστών είναι πραγματικά άσχημα και παίρνουν κάθε μικρό θόρυβο», λέει Τζούλι Μέι , Πρόεδρος του Κοινωνικά μέσα BeeSmart . 'Τα ακουστικά και τα ακουστικά διατηρούν το θόρυβο στο παρασκήνιο στο ελάχιστο και παρακολουθούν αυτά που λέτε.'
Μην: ΑΝΑΓΝΩΣΗ.
Shutterstock / Pressmaster
Εάν θέλετε οι συμμετέχοντες στη συνάντησή σας να παραμείνουν αφοσιωμένοι, προσπαθήστε να προωθήσετε έναν διάλογο αντί να κάνετε ομιλία.
«Η έκταση της προσοχής μας είναι ακόμη πιο σύντομη αυτές τις μέρες, οπότε αντί να καθόμαστε μπροστά σε έναν υπολογιστή και να μιλάμε σε αυτούς που βρίσκονται στην κλήση, να εμπλέκουμε τους ανθρώπους σε συνομιλίες», συνιστά η Bee, η οποία λέει ότι αυτή η συνήθεια κρατά επίσης τους ανθρώπους αφοσιωμένους και προσεκτικούς στην κλήση .
Κάνω: Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά σίγασης και απενεργοποίησης βίντεο.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Δεν χρειάζεται να ενεργοποιείτε το μικρόφωνο ή την κάμερά σας σε κάθε σύσκεψη, εάν δεν σας έχει ζητηθεί συγκεκριμένα.
«Αν δεν μιλάς, σιγήσου. Εάν πρέπει να μετακινηθείτε πολύ, ή να σηκωθείτε και να κάνετε ένα διάλειμμα από τη συνάντηση… τότε κρύψτε το βίντεό σας και σιγήστε τον εαυτό σας », προτείνει η Bee.
Μην: Βασιστείτε αποκλειστικά σε WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
ποιες αστείες ταινίες πρέπει να παρακολουθήσετε
Έχοντας ένα σχέδιο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας σε περίπτωση διακοπής του WiFi σημαίνει ότι δεν θα χάσετε ούτε μία σημαντική λεπτομέρεια.
«Τίποτα δεν ξεπερνά τη σταθερή απόδοση δικτύου ενός καλωδίου ethernet παλιού σχολείου», λέει Γιόβαν Μίλενκοβιτς , συνιδρυτής της CommandTech . Αν και πολλοί φορητοί υπολογιστές δεν έχουν πλέον θύρες ethernet, ο Milenovic σημειώνει ότι οι προσαρμογείς CAT5 σε USB είναι φθηνοί και εύκολα διαθέσιμοι για να είναι δυνατή η σύνδεση.
Κάνω: Ρύθμιση αυτόματης εγγραφής.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Αντί να προσπαθείτε με μανιωδούς να σημειώσετε κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας, ρυθμίστε την αυτόματη εγγραφή, ώστε να μπορείτε να απολαμβάνετε κατά γράμμα όλα όσα συνέβησαν μετά.
«Το ζουμ σάς επιτρέπει να εγγράφετε αυτόματα κλήσεις και αυτό μπορεί να είναι πολύτιμο για την εγγραφή σχολίων πελατών ή ομάδων για ένα έργο», λέει. Dusti Arab , επιχειρηματικός στρατηγικός με The Reinvention Co .
Μην: Αφήστε άλλες συσκευές με δυνατότητα διαδικτύου σε λειτουργία.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Η απενεργοποίηση άλλων συσκευών με δυνατότητα διαδικτύου γύρω από το σπίτι σας πριν ξεκινήσετε τη συνάντησή σας μπορεί να σας βοηθήσει να περιορίσετε τις καθυστερήσεις στη σύνδεσή σας και να διατηρήσετε την ομαλή λειτουργία των βιντεοδιάσκεψης.
«Ακόμα και το καλύτερο πακέτο διαδικτύου δεν θα εγγυηθεί ότι το διαδικτυακό σας σπίτι μπορεί να διατηρήσει μακρές επαγγελματικές συναντήσεις μέσω τηλεδιάσκεψης», λέει ο Μίλενκοβιτς, ο οποίος συνιστά να ζητήσετε από τους συγκατοίκους και τα μέλη της οικογένειάς σας να θέσουν σε αναμονή τα παιχνίδια και τη λήψη καθ 'όλη τη διάρκεια της συνάντησής σας, όποτε είναι δυνατόν.
Κάνω: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία συνομιλίας.
Shutterstock / Rawpixel.com
Υπάρχει μια εύκολη λύση εάν θέλετε να αποφύγετε να συζητάτε όλοι όταν είναι ώρα ερωτήσεων και απαντήσεων στο τέλος μιας συνάντησης.
'Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία συνομιλίας για να δηλώσετε ότι έχετε πρώτα μια ερώτηση ή μια δήλωση αντί να την απενεργοποιήσετε', προτείνει Μάθιου Ρος , συνιδρυτής και COO της Η αυλή του Slumber .
Μην: Φορέστε τα ιδρώτα σας.
Shutterstock / fizkes
Αντιμετωπίστε τους εικονικούς συναδέλφους σας με τον ίδιο σεβασμό που θα τους συμπεριφέρεστε αυτοπροσώπως και βεβαιωθείτε ότι ψάχνετε το ρόλο της συνάντησής σας.
'Προσπαθήστε να αποφύγετε οτιδήποτε πολύ φωτεινό και οτιδήποτε με πάρα πολλά μοτίβα', προτείνει Kyle Turk , VP του μάρκετινγκ στο Βασική αναζήτηση . Ο Τούρκος προσθέτει ότι ακόμα κι αν νομίζετε ότι οι συνάδελφοί σας θα σας βλέπουν μόνο από τους ώμους προς τα πάνω, το να φοράτε κατάλληλα ρούχα είναι πάντα καλή ιδέα σε περίπτωση που πρέπει να σηκωθείτε ή να κινηθείτε.
Κάνω: Έχετε ένα εφεδρικό σχέδιο.
Shutterstock / Monkey Business εικόνες
Έχετε όλα τα ισχύοντα στοιχεία σύνδεσης για τη συνάντησή σας και δεν θα χάσετε κανένα ρυθμό εάν η σύνδεσή σας καθυστερήσει.
'Βεβαιωθείτε ότι έχετε αριθμό τηλεφώνου ή εφεδρικό σχέδιο σε περίπτωση που δεν συνδεθεί στο διαδίκτυο όπως έχει προγραμματιστεί', προτείνει Paige Arnof-Fenn , ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος παγκόσμιας στρατηγικής εταιρείας μάρκετινγκ Mavens & Moguls .
Μην: Χρησιμοποιήστε το πληκτρολόγιό σας.
Shutterstock / Jacob Lund
Εάν θέλετε να σημειώσετε κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας, χρησιμοποιήστε ένα σημειωματάριο αντί να αγγίξετε το πληκτρολόγιό σας.
«Είτε λαμβάνετε σημειώσεις είτε απαντάτε σε email ή ομαδικές συζητήσεις, ο ήχος της πληκτρολόγησης σας αποσπούν την προσοχή», λέει. Μαρκ Στράσμαν , SVP και GM της UCC στις LogMeIn . Εάν οι σημειώσεις χειρόγραφου δεν φαίνονται κατάλληλες εναλλακτικές, ο Strassman προτείνει τη χρήση της ενσωματωμένης υπηρεσίας μεταγραφής που είναι διαθέσιμη στις περισσότερες πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης.
Κάνω: Ενεργοποίηση πλήκτρων πρόσβασης.
Shutterstock / Clear
Αντί να ψάχνετε για να βρείτε το κουμπί πρόσβασης στο μικρόφωνό σας, ενεργοποιήστε τα πλήκτρα πρόσβασης πριν από τη συνάντησή σας, ώστε να μπορείτε να κτυπάτε εύκολα όποτε είναι απαραίτητο.
«Η ενεργοποίηση του push-to-talk θα εξασφαλίσει ότι δεν είστε η αιτία του λευκού θορύβου, των ηχώ και του θορύβου στο παρασκήνιο σε ένα περιβάλλον ομαδικής κλήσης», λέει. Keenan Beavis , ιδρυτής του Longhouse Media , ο οποίος σημειώνει ότι αυτή η λειτουργικότητα είναι διαθέσιμη σε πλατφόρμες όπως Zoom, Skype και Discord.
Μην: Ξεχάστε να αποσυνδεθείτε.
Shutterstock / shurkin_son
Πριν αλλάξετε ξανά τις ιδρώτες σας, θα θελήσετε να κάνετε ένα κρίσιμο τελικό βήμα: τερματίστε την κλήση.
'[Μην] απογοητεύσεις προτού αποσυνδεθείς - το μικρόφωνο / ηχείο μπορεί να εξακολουθεί να είναι ζωντανό!' προειδοποιεί Arnof-Fenn.
